人是社會(huì )性的動(dòng)物，開(kāi)會(huì )是人類(lèi)生活中的常態(tài)。人們熱衷于開(kāi)會(huì )，是由于會(huì )議是制定計劃、獲取信息和建立聯(lián)系的主要手段。
會(huì )議可以開(kāi)得富有成效、妙趣橫生，也可以開(kāi)得死氣沉沉、毫無(wú)建樹(shù)，這取決于與會(huì )者交流的方式。交流方式的差異使得會(huì )議的有效性大打折扣，而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。記住這點(diǎn)對于開(kāi)好會(huì )議是至關(guān)重要的。
就以男性與女性為例�？傮w而言，男性更容易在會(huì )議過(guò)程中插話(huà)。就本質(zhì)而言，在會(huì )議中插話(huà)并不是壞事情——互動(dòng)的對話(huà)才能富有成果。但是問(wèn)題在于，這些插話(huà)往往會(huì )擾亂了別人的思路，妨礙了有效交流，使得別人無(wú)法繼續發(fā)言。
并不是女性不善于插話(huà)，有著(zhù)其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多亞洲人認為在會(huì )議上演講是件難為情的事情，更別指望他們會(huì )打斷別人的發(fā)言了———他們認為這是粗魯和不禮貌的，會(huì )給別人帶來(lái)不舒服的感覺(jué)。有些人則是因為地方口音太重，害怕被別人誤解而不敢發(fā)言�？紤]這些因素，你就會(huì )明白許多很有見(jiàn)地的職員不能發(fā)表意見(jiàn)的原因了。
意識到不同的人有著(zhù)不同的交流方式，你就能夠更好地組織會(huì )議。在制訂會(huì )議計劃時(shí)，要注意以下三個(gè)方面：
一、使每個(gè)人都有發(fā)言的機會(huì )
會(huì )議組織者在會(huì )議日程安排上要給每位與會(huì )者一段正規發(fā)言的時(shí)間。在會(huì )議召開(kāi)前就應當將日程安排分發(fā)給與會(huì )者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個(gè)準備的機會(huì )，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話(huà)的人尊重分配給其他與會(huì )者的時(shí)間。
二、使每位與會(huì )者都負起責任
讓每位與會(huì )者調整自己的交流方式，以提高會(huì )議的成效。要使那些不喜歡發(fā)言的人意識到，如果他們不發(fā)言，就沒(méi)有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發(fā)言和插話(huà)的人收斂一些，以滿(mǎn)足集體的不同需要。會(huì )議組織者的任務(wù)是召開(kāi)有效和成功的會(huì )議，但這并不意味著(zhù)其他人就沒(méi)有責任。
三、將插話(huà)和跑題降到最低限度
要找到降低插話(huà)和多人同時(shí)發(fā)言的有效辦法。有一家公司開(kāi)會(huì )時(shí)，與會(huì )者總是不斷打斷別人的發(fā)言，最后，作為沒(méi)有辦法的辦法，他們決定，誰(shuí)打斷別人的發(fā)言，就罰款25美元。這可是個(gè)聰明的主意，收到了效果。如果有人覺(jué)得自己的想法非常重要而必須插話(huà)，就得先把錢(qián)放進(jìn)“罰款罐”中才能發(fā)言。
由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會(huì )議并沒(méi)有標準答案。問(wèn)題的關(guān)鍵是你必須注重策略，使得每次會(huì )議都取得成效，這樣才對得起你付出的時(shí)間和努力。
